Daftar Isi:
Kontraktor independen, konsultan, dan pekerja lepas menghadapi banyak tantangan profesional, termasuk belajar menguasai peraturan pajak yang rumit. Penggantian biaya bisnis yang valid biasanya tidak dikenakan pajak kepada kontraktor, dengan asumsi ia memenuhi aturan akuntansi dan pencatatan yang memadai.
Kontraktor vs. Karyawan
Kontraktor independen berbeda dari karyawan untuk keperluan pajak. Secara umum, IRS mengamati pihak mana yang pada akhirnya memiliki kendali atas produk pekerjaan dan siapa pembuat keputusan untuk menentukan apakah seseorang adalah karyawan atau kontraktor, meskipun IRS dapat mempertimbangkan fakta dan keadaan yang relevan. Kontraktor menerima biaya yang disepakati untuk layanan yang diberikan kepada klien tanpa pemotongan untuk tujuan pajak. Perusahaan yang membayar kontraktor independen senilai $ 600 atau lebih untuk layanan yang diberikan selama tahun tersebut harus memberikan Formulir 1099-MISC kepada kontraktor pada tanggal 31 Januari tahun berikutnya. Klien dapat mengganti kontraktor untuk pengeluaran bisnis yang wajar, tetapi melakukan hal itu untuk sejumlah besar pengeluaran menunjukkan kepada IRS, seorang kontraktor sebenarnya adalah seorang karyawan untuk keperluan pajak dalam Peraturan Penghasilan 55-144.
Akuntansi yang memadai
Untuk diganti untuk biaya yang dikeluarkan atas nama klien, kontraktor memberikan faktur dengan akuntansi yang memadai untuk pengeluaran kepada klien. Umumnya akuntansi yang memadai mencakup daftar pengeluaran dan tanda terima yang terperinci jika diminta oleh klien. Dengan asumsi klien mengganti biaya bisnis yang valid, kontraktor tidak akan melaporkan penggantian sebagai pendapatan, juga tidak akan mengurangi biaya tersebut sebagai biaya bisnis. Penggantian tidak akan tercermin pada Formulir 1099-MISC kontraktor.
Akuntansi yang tidak memadai
Jika kontraktor lalai memberikan daftar terperinci biaya bisnis kepada klien, penggantian, jika dibayarkan, dimasukkan sebagai pendapatan kepada kontraktor pada Formulir 1099-MISC. Dengan asumsi kontraktor menyimpan catatan pengeluaran yang cukup, ia dapat mengurangi biaya pada Jadwal C pada Formulir 1040.
Pencatatan
Wajib pajak yang mengklaim pengurangan - baik kontraktor atau pemberi kerja - harus membuktikan biaya bisnis. Simpan tanda terima atau catatan pengeluaran, seperti cek yang dibatalkan atau laporan kartu kredit. Selain itu, dokumentasikan perincian dari setiap pengeluaran, termasuk tujuan bisnis dan pihak-pihak yang terlibat - misalnya peserta makan. Catat juga tanggal pengeluaran; di mana biaya itu dikeluarkan, termasuk tempat dan kota jika itu adalah biaya perjalanan; dan daftar terperinci dari setiap pengeluaran.
Subkontraktor
Terkadang, kontraktor independen menyewa subkontraktor untuk menyelesaikan perjanjian tertentu yang dapat diklasifikasikan sebagai karyawan atau kontraktor untuk keperluan pajak. Dalam kasus ini, kontraktor asli menjadi pemberi kerja dan harus mematuhi aturan yang sama yang mengatur penggantian biaya, meskipun dari perspektif yang berbeda.