Implikasi Pajak Pengganti Biaya Melalui Penggajian

Internal Revenue Service memungkinkan pengusaha untuk mengganti biaya karyawan untuk biaya bisnis yang terjadi pada pekerjaan. Di bawah rencana yang bertanggung jawab, penggantian biaya ini bebas pajak untuk karyawan. Jika ini adalah rencana yang tidak bertanggung jawab, pembayaran dianggap sebagai upah. Jika penggantian dikeluarkan melalui penggajian, itu berarti mereka merupakan bagian dari rencana yang tidak bertanggung jawab dan karyawan akan membayar pajak atas penggantian tersebut.

Laki-laki berjas memompa kredit gas: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Pengeluaran Bisnis Karyawan

Sebagai perwakilan perusahaan, karyawan cenderung mengeluarkan biaya bisnis saat bekerja. Mengemudi untuk bertemu dengan pelanggan, mengambil beberapa perlengkapan kantor atau mengajak pelanggan makan siang adalah biaya bisnis yang dapat diganti oleh pemberi kerja. Untuk mendokumentasikan dan membenarkan pengeluaran, karyawan harus menyimpan salinan kwitansi ketika melakukan pembelian bisnis. IRS memungkinkan pengusaha untuk mengganti biaya perjalanan perjalanan dengan mobil kepada para karyawan, sehingga karyawan dapat menyimpan catatan perjalanan bisnis yang terperinci dan bukannya menghemat kwitansi gas.

Rencana Akuntabel dan Tidak Akuntabel

Ketika pengusaha mengganti biaya karyawan untuk pekerjaan, mereka melakukannya di bawah rencana yang bertanggung jawab atau rencana yang tidak bertanggung jawab. Suatu rencana yang bertanggung jawab adalah rencana di mana karyawan memberikan dokumentasi pengeluaran yang tepat waktu dan mengembalikan kelebihan pembayaran kembali. Majikan memverifikasi bahwa pengeluaran memiliki koneksi bisnis dan menyimpan salinan dokumentasi. Di bawah rencana yang bertanggung jawab, penggantian biaya bukanlah pendapatan. Alih-alih, ini merupakan penggantian biaya bebas pajak kepada karyawan.

Mengeluarkan Cek berdasarkan Rencana Akuntabilitas

Jika Anda memiliki rencana yang bertanggung jawab, penggantian biaya tidak boleh diproses melalui daftar gaji. Alih-alih, minta karyawan untuk secara berkala mengumpulkan dokumentasi pengeluaran dan kemudian mengeluarkan cek penggantian biaya. Pembayaran ini harus dicatat sebagai pengeluaran perusahaan. Sebagai contoh, jika Anda memotong seorang karyawan penggantian jarak tempuh cek untuk $ 50, bahwa $ 50 harus dicatat sebagai biaya jarak tempuh. Perusahaan Anda akan dapat menghapuskan biaya-biaya ini atas pengembalian pajak bisnisnya, jadi simpan salinan formulir jarak tempuh dan kwitansi untuk membuktikan biaya tersebut.

Pemrosesan Penggajian untuk Rencana yang Tidak Bertanggung Jawab

Jika majikan tidak mengikuti aturan rencana yang bertanggung jawab, itu beroperasi di bawah rencana yang tidak bertanggung jawab. Terkadang majikan dengan sengaja mengimplementasikan rencana yang tidak bertanggung jawab untuk meminimalkan pencatatan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memilih untuk memberikan masing-masing $ 500 kepada karyawan untuk menutupi biaya makanan dan jarak tempuh untuk pelatihan bisnis tahunan dan tidak memerlukan tanda terima. Dalam hal ini, penggantian biaya sebenarnya dianggap sebagai upah dan karyawan akan membayar pajak untuk itu.

Karena ini dianggap sebagai upah, penggantian biaya berdasarkan rencana yang tidak dapat dipertanggungjawabkan harus diproses melalui daftar gaji. Dengan begitu, majikan dapat memotong pajak federal, negara bagian, dan gaji. Pada akhir tahun, penggantian biaya akan dilaporkan sebagai upah dalam Formulir W-2 karyawan.