Cara Berhasil Mengelola Asosiasi Kondominium

Menjadi penanggung jawab asosiasi kondominium bukanlah tugas yang mudah. Sebagai individu pengelola atau perusahaan, Anda biasanya bertanggung jawab atas pemeliharaan bangunan, kolam, dan area umum lainnya. Anda juga harus menegakkan aturan tentang apa yang bisa dilakukan pemilik rumah dengan properti mereka, dan ini dapat menimbulkan banyak kontroversi. Pemilik rumah membayar di mana saja dari $ 100 hingga $ 10.000 per tahun untuk tinggal di komunitas yang dikelola, menurut CNNMoney.com, dan ini menciptakan sejumlah besar tekanan pada asosiasi untuk bertanggung jawab secara finansial, memenuhi standar pemeliharaan dan kebersihan dan meningkatkan nilai keseluruhan dari kondominium.

Manajemen kondominium yang efisien dimulai dengan perencanaan strategis.

Langkah

Identifikasi operasi utama yang menjadi tanggung jawab Anda. Menggunakan perangkat lunak pengolah kata, dokumentasikan bidang kewajiban asosiasi kondominium. Ini dapat mencakup: pemeliharaan bangunan, lansekap, kolam renang, ruang rekreasi dan fasilitas bersama lainnya; pickup sampah; pembersihan darurat, seperti salju atau es, dan keamanan gedung. Catat bidang-bidang manajemen lainnya, seperti menegakkan aturan komunitas untuk pemilik rumah, menanggapi keluhan, mengadakan pertemuan asosiasi rutin dan mengumpulkan biaya bulanan atau tahunan.

Tindakan cepat diharapkan untuk layanan darurat.

Tentukan tenaga yang dibutuhkan untuk mengoperasikan fasilitas. Bangun hubungan dengan vendor lokal untuk menyediakan layanan pemeliharaan. Bersiaplah untuk menyewa penasihat hukum jika tindakan hukum muncul.

Anggaran yang efektif membantu menjaga pengeluaran biaya.

Rencanakan anggaran tahunan dengan cermat. Buat templat di program spreadsheet, seperti Microsoft Excel. Mulailah dengan tingkat perbaikan terbesar - seperti penggantian atap - kemudian alokasikan secara tepat untuk layanan kebersihan, penggantian aspal, lansekap, pengendalian hama, pemanas dan pendingin udara, pengecatan eksterior dan banyak lagi. Survei semua unit untuk menentukan apa yang dibutuhkan, dan tinggalkan cadangan untuk memperhitungkan skenario bencana alam.

Pertahankan pemeliharaan untuk memperkaya nilai kondominium.

Dokumentasikan serangkaian standar perbaikan dan pemeliharaan. Ini sangat penting untuk perencanaan pemeliharaan jangka panjang dari operasi bangunan tipikal. Pikirkan tentang apa yang disebut "bersih". Tetapkan standar untuk apa yang Anda anggap perlu untuk menjadwalkan pengendalian hama, layanan pemanas / pendingin ruangan, dan perawatan rutin lainnya. Dengan memutuskan urgensi perbaikan tertentu, Anda mengurangi kemungkinan Anda akan melebihi anggaran Anda. Juga, ini memungkinkan Anda untuk fokus pada operasi penting yang diperlukan untuk menjalankan komunitas.

Langkah

Jadilah diplomatis mungkin dengan pemilik rumah. Perselisihan tentang aturan asosiasi dapat dengan cepat mengarah ke pertempuran hukum. Rapat asosiasi adalah forum terbuka bagi pemilik rumah untuk mengangkat masalah. Ketika keluhan diajukan secara langsung atau secara tertulis, tanggapi secara efisien dan penuh hormat.

Bertanggung jawab secara finansial dengan menyimpan semua catatan.

Dokumentasikan dan evaluasi semua operasi secara berkala. Evaluasi akhir tahun atas anggaran dan operasi Anda membantu Anda menentukan apa yang berhasil, dan apakah Anda perlu mengubah pendekatan Anda tahun depan. Menyimpan semua kwitansi pemeliharaan, kontrak hukum, informasi asuransi dan catatan keuangan bersama dalam sistem pengarsipan yang terorganisir untuk referensi di masa mendatang.