Daftar Isi:
Jika Anda memiliki pekerjaan yang memerlukan perjalanan, baik di dalam kota Anda sendiri atau di luar negara bagian atau negara, perusahaan Anda memilih metode akuntabilitas dan penggantian biaya-biaya tersebut. Beberapa perusahaan mengganti biaya aktual Anda, sementara yang lain memberi Anda uang perjalanan. Jika Anda menerima tunjangan perjalanan, kewajiban pajak pribadi Anda bergantung pada apakah majikan Anda memiliki rencana yang bertanggung jawab atau tidak bertanggung jawab. Penggantian untuk biaya aktual tidak dikenakan pajak.
Metode Penggantian Biaya Perjalanan
Jika Anda harus bepergian dan perjalanan ini dianggap terkait pekerjaan, ada beberapa cara perusahaan Anda dapat menangani penggantian biaya Anda. Anda dapat menerima tunjangan perjalanan sebelum perjalanan, Anda dapat membayar pengeluaran Anda dan diganti atau Anda dapat menerima tunjangan perjalanan yang mengharuskan Anda untuk mendokumentasikan pengeluaran Anda dan mengembalikan bagian yang tidak terpakai dari tunjangan itu kepada majikan Anda. Perusahaan Anda dapat memilih untuk menyediakan dana ini berdasarkan suatu rencana yang dapat dipertanggungjawabkan atau suatu rencana yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, atau mereka dapat menghitung sebagian dari pengeluaran dengan tarif per diem.
Rencana Akuntabel
Jika majikan Anda menggunakan rencana yang bertanggung jawab, biaya bisnis yang Anda buat dengan uang perjalanan Anda tidak dikenai pajak sebagai penghasilan, juga tidak dikenakan pajak FICA. Rencana yang bertanggung jawab harus memenuhi persyaratan IRS tertentu. Pengeluaran harus terkait bisnis dan jika tidak, dapat dikurangkan oleh Anda, sebagai pengeluaran bisnis. Majikan Anda harus meminta Anda untuk mendokumentasikan pengeluaran Anda dengan memberikan tanggal, waktu, tempat, jumlah, dan tujuan bisnis dari pengeluaran dalam periode waktu yang wajar - biasanya dalam 60 hari.
Semua biaya memerlukan kwitansi kecuali jika diganti berdasarkan rencana harian - misalnya, biaya jarak tempuh. Kelebihan dana pada uang perjalanan Anda yang tidak diperlukan untuk perjalanan Anda harus dikembalikan ke perusahaan dalam jangka waktu yang wajar. Uang yang tidak dikembalikan sepenuhnya akan dikenakan pajak.
Paket tidak bertanggung jawab
Rencana yang tidak bertanggung jawab adalah rencana yang tidak mengharuskan karyawan untuk memperhitungkan biaya yang dikeluarkan dengan menggunakan biaya perjalanan. Di bawah jenis rencana ini Anda dapat menghabiskan uang perjalanan Anda untuk apa pun yang Anda pilih, tanpa dokumentasi atau penjelasan, dan Anda tidak harus mengembalikan bagian yang tidak digunakan dari uang perjalanan Anda kepada majikan Anda. Di bawah jenis paket ini, jumlah tiket perjalanan Anda termasuk dalam penghasilan kena pajak Anda pada formulir W-2 Anda dan juga dikenakan pajak FICA - Medicare dan Jaminan Sosial.
Biaya Per Diem
IRS memiliki prosedur untuk mengganti biaya tetap untuk karyawan dengan biaya perjalanan seperti makanan, penginapan, dan jarak tempuh. Sebagai contoh, pada tahun 2011, tingkat penggantian jarak tempuh IRS adalah 51 sen per mil. Tingkat ini disesuaikan berdasarkan fluktuasi harga gas. Di bawah paket ini, Anda akan mendapat penggantian untuk pengeluaran Anda dengan tarif standar yang ditetapkan oleh IRS, yang untuknya Anda harus memberikan alasan bisnis untuk perjalanan Anda dan jumlah mil yang Anda tempuh.
Jika pengeluaran Anda diganti hanya berdasarkan tarif per diem, itu dianggap sebagai biaya yang bertanggung jawab dan tidak dikenakan pajak. Namun, jika Anda melebihi tarif per diem dan penggantian klaim, kelebihan penggunaan akan dikenakan pajak penuh. Untuk biaya lain yang ditanggung oleh uang perjalanan Anda yang tidak memiliki tarif per diem, jika Anda harus memperhitungkannya, itu tidak akan dikenakan pajak, tetapi jika uang perjalanan Anda menutupinya dan Anda tidak diharuskan untuk menerimanya atau mengembalikannya. lebihan, jumlah ini dikenai pajak dan ditambahkan ke penghasilan Anda.