Tidak ada yang merusak produktivitas Anda untuk hari itu lebih cepat daripada rapat. Bahkan check-in yang paling penting pun bisa berubah menjadi slogan yang mematikan pikiran. Tidak harus seperti ini - dan kami punya data untuk membuktikannya.
Para peneliti di Nebraska dan Carolina Selatan baru saja merilis sebuah studi yang menyisir hampir 200 studi ilmiah lainnya pada pertemuan di tempat kerja. Mereka mencari cara yang paling bermanfaat untuk menyusun pertemuan sebelum, selama, dan setelah mereka berlangsung. Siapa pun yang pernah frustrasi dengan laporan status yang tidak pernah berakhir mungkin akan mendukung kesimpulan akhirnya.
"Para pemimpin dapat lebih terorganisir, mulai tepat waktu, dan mendorong lingkungan berbagi yang aman," kata rekan penulis Joseph Allen dalam siaran pers. "Para hadirin bisa datang siap, tepat waktu, dan berpartisipasi."
Bukan hal kecil untuk menjadikan rapat lebih baik bagi semua orang yang terlibat. Satu studi menemukan bahwa karyawan reguler menghabiskan sekitar enam jam setiap minggu dalam rapat, sementara manajer dapat mandek dengan rata-rata 23 jam seminggu. Tidak ada saran dari peneliti yang radikal atau sulit; itu hanya berarti menghargai waktu setiap orang.
Sebelum rapat: Menilai kebutuhan saat ini, mengedarkan agenda, dan mengundang orang yang tepat.
Selama pertemuan: Dorong kontribusi, buat ruang untuk humor, arahkan pengaduan, dan jaga diskusi tetap fokus.
Setelah pertemuan: Bagikan menit, dapatkan umpan balik, dan lihat ke depan.
Baca lebih lanjut untuk penjelasan yang lebih terperinci dari setiap ide peningkatan. Dan jika Anda ingin menjalankan diagnosa pertemuan Anda sendiri, tim peneliti menyarankan untuk merekamnya, baik dengan video atau audio saja. Mungkin tidak nyaman, tetapi tidak lebih buruk dari satu pertemuan mengerikan yang bisa dicegah.