Apakah Penggantian Mileage Dikenakan Pajak?

Sebagian besar pengusaha mengganti biaya jarak tempuh berdasarkan rencana yang bertanggung jawab sehingga karyawan tidak akan dikenakan pajak atas penggantian biaya tempuh jarak tempuh. Namun, jika majikan Anda tidak memiliki rencana yang bertanggung jawab, penggantian apa pun akan dianggap sebagai upah kena pajak. Jika ini masalahnya, karyawan dapat mengurangi biaya menggunakan Formulir 2106. Kontraktor independen yang menerima penggantian jarak tempuh harus dengan jelas menetapkan biaya kepada klien sehingga tidak termasuk dalam kompensasi kena pajak.

Seorang pengusaha wanita mengemudi di tempat kerjanya. Kredit: Studio Mewah / Bill Reitzel / Blend Images / Getty Images

Rencana Akuntabel

Penggantian mileage Anda tidak dikenai pajak selama diberikan kepada Anda oleh perusahaan dengan rencana yang bertanggung jawab. Suatu rencana yang dapat dipertanggungjawabkan adalah rencana di mana pemberi kerja memverifikasi bahwa semua pengeluaran dikeluarkan untuk bisnis dan menyimpan dokumentasi pengeluaran tersebut. Jika majikan Anda memiliki rencana yang bertanggung jawab, semua penggantian biaya akan dikeluarkan dari pembayaran Anda dan tidak akan tercantum dalam Formulir W-2 Anda. Jika majikan Anda tidak memiliki rencana yang bertanggung jawab, penggantian mileage akan dicantumkan bersama dengan upah lain di kotak 1 Formulir W-2.

Pengeluaran Karyawan yang Tidak Ditagih Kembali

Jika atasan Anda tidak memiliki rencana yang bertanggung jawab, Anda memiliki peluang untuk menghapus biaya. Karena setiap uang untuk jarak tempuh dilaporkan sebagai upah, itu berarti Anda secara teknis tidak diganti untuk biaya jarak tempuh. Karyawan yang tidak diganti untuk pengeluaran dapat mendaftarkan mereka sebagai pengurang terperinci pada Formulir 2106. Pengurangan Anda adalah perbedaan antara biaya jarak tempuh yang Anda keluarkan dan apa yang Anda kembalikan. Biaya lain-lain seperti biaya bisnis karyawan hanya dapat dikurangkan setelah mereka melebihi 2 persen dari penghasilan kotor Anda yang disesuaikan.

Menghitung Biaya Mileage

Jika Anda perlu melaporkan jarak tempuh sebagai biaya karyawan yang tidak diganti, Anda memiliki dua opsi cara menghitungnya. Opsi pertama adalah menghitung pengeluaran aktual. Itu berarti Anda harus menghitung jumlah gas, asuransi, biaya registrasi, perawatan mobil dan depresiasi yang Anda keluarkan untuk tujuan bisnis. Ini bisa menjadi proses yang terperinci, sehingga IRS memungkinkan pembayar pajak untuk mengambil tingkat jarak tempuh standar sebagai pengganti pengurangan biaya aktual. Untuk 2014, IRS memungkinkan pembayar pajak pengurangan 56 sen per mil didorong untuk bisnis.

Penggantian untuk Kontraktor Independen

Kontraktor independen dapat menerima penggantian mileage dari klien ketika mereka melakukan perjalanan untuk suatu tugas. Jika klien Anda mencatat pembayaran ini sebagai penggantian biaya, itu tidak akan muncul sebagai kompensasi pada Formulir 1099-MISC tahunan Anda. Namun, jika Anda tidak dengan jelas menyebut biaya ini sebagai pengeluaran, klien Anda mungkin secara tidak sengaja memesannya sebagai bagian dari kompensasi Anda dan Anda akan membayar pajak untuk itu. Untuk menghindari situasi ini, simpan catatan tentang apa yang telah Anda tagihan pelanggan dan hubungi klien Anda jika Anda melihat perbedaan pada 1099 Anda.