Daftar Isi:
Ketika Anda tidak mendapatkan layanan yang Anda inginkan atau harapkan dari perusahaan, Anda mungkin harus mengajukan keluhan layanan pelanggan. Terkadang ini adalah satu-satunya cara Anda untuk menyelesaikan masalah. Jika Anda telah berbicara dengan perwakilan perusahaan, kasir, koresponden, dan penyelia tidak berhasil, mengajukan pengaduan resmi dapat memperbaiki masalah Anda dengan cepat. Ketika Anda siap untuk mengajukan keluhan, Anda mungkin harus mengumpulkan beberapa informasi dan mengikuti langkah-langkah dan prosedur yang benar. Perusahaan yang berbeda memiliki prosedur pengaduan yang berbeda pula.
Langkah
Hubungi perusahaan tempat Anda mengajukan keluhan dan minta mereka untuk prosedur pengajuan keluhan layanan pelanggan. Beberapa perusahaan mengizinkan Anda mengajukan keluhan secara online, dan perusahaan lain meminta Anda untuk mengajukan keluhan. Ikuti instruksi mereka ke surat itu. Jika keluhan layanan pelanggan Anda perlu ditulis, dapatkan alamat yang benar untuk departemen ke mana harus pergi. Cari tahu apakah surat Anda harus ditujukan kepada seseorang secara khusus atau hanya departemen.
Langkah
Kumpulkan semua informasi Anda. Anda mungkin perlu nama orang yang Anda ajak bicara, jika dia yang menjadi penyebab keluhan Anda. Dapatkan nama semua orang yang Anda ajak bicara, termasuk pengawas. Tuliskan nama departemen serta nomor telepon untuk departemen tersebut. Jika Anda tahu tanggal dan waktu Anda berbicara dengan individu, sertakan dalam dokumen Anda. Terkadang Anda dapat menghabiskan beberapa hari berbicara dengan orang yang berbeda yang mencoba menyelesaikan panggilan layanan. Tuliskan rincian lain yang dapat Anda pikirkan tentang keluhan layanan pelanggan Anda.
Langkah
Tulis surat Anda. Ketika Anda menulis surat Anda pastikan Anda tidak meninggalkan informasi apa pun. Tuliskan urutan di mana hal-hal terjadi dan urutan bahwa Anda berbicara kepada orang-orang tertentu. Anda juga perlu menjelaskan secara rinci tentang keluhan Anda. Berikan detail sebanyak mungkin. Sertakan langkah-langkah yang Anda ambil untuk menyelesaikan masalah. Jelaskan mengapa perusahaan harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki situasi Anda. Biarkan perusahaan tahu Anda akan mendengar dari mereka dalam waktu dekat.
Langkah
Kirim surat Anda. Sertakan bersama surat Anda salinan dari dokumen apa pun yang akan membantu kasus Anda. Simpan salinan surat Anda untuk catatan Anda. Perusahaan harus kembali dengan Anda dalam jumlah waktu yang wajar. Biarkan mereka 10 hingga 15 hari untuk merespons. Anda mungkin ingin mengirim salinan surat Anda kepada semua orang yang Anda ajak bicara, atau, paling tidak, pengawas di departemen terkait.
Langkah
Tindak lanjuti dengan agensi yang sesuai. Jika Anda menemukan bahwa Anda tidak dapat menyelesaikan masalah Anda, Anda mungkin perlu menghubungi Komisi Perdagangan Federal (FTC), Better Business Bureau, agen pelaporan kredit atau bahkan kantor Kejaksaan Agung. Mereka juga akan memiliki prosedur sendiri untuk mendaftarkan pengaduan.