Daftar Isi:
Mengatur dokumen Anda tidak hanya akan menyimpan file-file penting Anda tetapi juga akan melindunginya jika disimpan dengan benar. Tidak ada yang suka perasaan berebut dokumen, melempar kertas karena Anda tidak dapat menemukan laporan bank yang penting itu. Setelah Anda mengatur dan mengarsipkan dokumen Anda, menemukan file penting Anda cepat dan mudah.
Langkah
Hitung jumlah folder file, binder, dan pembagi tab yang Anda butuhkan. Ini tergantung pada berapa banyak kategori pengarsipan yang Anda miliki. Cara terbaik untuk membeli persediaan ini setelah Anda membuat kategori pengarsipan sehingga Anda tahu persis berapa banyak folder yang Anda butuhkan.
Langkah
Tentukan ruang lantai atau meja besar untuk membuat tumpukan semua dokumen Anda. Mengorganisir dokumen Anda adalah suatu proses dan, oleh karena itu, Anda ingin menunjuk area di mana Anda dapat membuat tumpukan dokumen yang diurutkan dan membiarkannya diurutkan di sana jika Anda tidak langsung selesai. Tergantung pada jumlah dokumen yang Anda miliki, ini bisa memakan waktu sepanjang akhir pekan, atau lebih baik lagi, menghabiskan setidaknya 10 hingga 30 menit per hari untuk mengatur dan mengajukan dokumen Anda.
Langkah
Atur dokumen Anda menjadi tumpukan yang dipisahkan ke dalam kategori nama. Misalnya, tagihan air di satu tumpukan dan laporan bank di tumpukan lain (tumpukan terpisah untuk masing-masing bank).
Langkah
Buat daftar dari berbagai kategori nama (perusahaan atau nama dokumen) yang Anda miliki setelah Anda meletakkan semua dokumen Anda di tumpukan terpisah. Misalnya: Bank of America, Tagihan Air, Pinjaman Mobil, Asuransi Pertanian Negara, AAA, Pinjaman Siswa, dll. Abjadkan daftar Anda. Jika semua dokumen Anda disimpan dalam lemari arsip sesuai urutan abjad, akan memudahkan Anda menemukan dokumen Anda.
Langkah
Tulis masing-masing nama kategori Anda pada tab folder file atau pada kertas terpisah dengan tab yang Anda pisahkan lalu masukkan ke dalam tab folder file gantung.
Langkah
Masukkan semua folder file Anda ke dalam lemari arsip sesuai urutan abjad. Mulailah mengarsip tumpukan dokumen Anda. Saat Anda memasukkan dokumen ke folder yang benar, atur dokumen dalam urutan kronologis dengan yang terbaru di atas. Periksa dengan undang-undang negara bagian dan federal untuk mengetahui berapa lama Anda harus menyimpan dokumen penting tertentu. Beberapa dokumen, seperti kontribusi IRA, harus disimpan secara permanen.
Langkah
Simpan cadangan dokumen penting - atau jika Anda hanya ingin memiliki dokumen tahun ini (misalnya, untuk keperluan pajak) - dengan membuat pengikat untuk memasukkan salinan dokumen Anda. Tergantung pada jumlah dokumen yang Anda miliki miliki, pisahkan dokumen Anda ke dalam kategori, seperti dokumen bank, tagihan, dan investasi. Jangan lupa memberi label pembagi tab Anda sehingga semua yang ada di binder Anda mudah diakses. Letakkan daftar kategori tab di depan binder Anda. Anda juga dapat memindai semua dokumen penting Anda dan menyimpan salinan elektronik sebagai cadangan.