Daftar Isi:
Selama hubungan karyawan dengan majikan, klasifikasi ulang status pajak mungkin diperlukan. Seringkali, bisnis akan mempekerjakan pekerja berdasarkan kontrak. Jika hubungan menjadi teratur dan berkelanjutan, bisnis mungkin perlu mengubah pekerja dari kontraktor independen menjadi pekerja bergaji. Kegagalan untuk mengklasifikasikan pekerja dengan benar dan membayar pajak penggajian yang diperlukan dapat menyebabkan perusahaan terkena penalti. Ketika konversi terjadi, baik majikan dan karyawan memiliki tanggung jawab tertentu.
Langkah
Tinjau pedoman Layanan Pendapatan Internal mengenai kapan seorang pekerja harus diperlakukan sebagai karyawan daripada kontraktor independen (lihat Sumberdaya 1). Identifikasi semua kontraktor yang bekerja untuk Anda yang akan menerima 1099 pada akhir tahun pajak dan perlu dikonversi ke W-2 berdasarkan pedoman yang sama.
Langkah
Beri tahu kontraktor secara tertulis tentang kebutuhan mendesak untuk mengubahnya menjadi karyawan dan informasi identifikasi apa yang Anda perlukan untuk melakukan perubahan ini. Dokumentasikan tanggal dan waktu catatan ini dibuat dalam file karyawan. Gunakan tanda terima surat bersertifikat dengan ongkos kirim yang cukup jika Anda mengirim pemberitahuan melalui surat darat. Simpan tanda terima yang dicap oleh Layanan Pos A.S. di catatan Anda sebagai "bukti pengiriman."
Langkah
Menyiapkan file karyawan baru di database karyawan Anda dan sistem pencatatan. Klasifikasi kontraktor yang dikonversi sebagai gaji, bebas gaji atau tidak-setiap jam, berdasarkan pekerjaan yang terlibat dan tingkat tanggung jawab yang akan dimiliki karyawan. Gunakan komputer Anda dan akses Internet untuk meninjau pedoman Departemen Tenaga Kerja AS berdasarkan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil (lihat Sumberdaya 2).
Langkah
Buat jadwal pembayaran sepadan dengan jenis klasifikasi karyawan reguler yang akan dibuat oleh kontraktor. Tetapkan pemicu untuk pembayaran lembur setelah 40 jam kerja seminggu jika karyawan baru tersebut menjadi karyawan per jam.
Langkah
Mengharuskan karyawan baru untuk mengisi formulir W-4 yang memberikan informasi individu dan pembebasan pajak untuk dihitung saat menentukan pajak pemotongan gaji. Masukkan karyawan baru ke dalam basis data karyawan Anda dan sistem ketepatan waktu sesuai kebutuhan.
Langkah
Hasilkan formulir W-2 yang telah diisi untuk karyawan baru sebelum 31 Januari untuk tahun pajak sebelumnya yang melaporkan upah, pajak yang dipotong, dan informasi lain yang diperlukan pada formulir. Kirim empat salinan kepada karyawan untuk berbagai persyaratan pengarsipan pajak. Simpan satu salinan untuk catatan bisnis Anda sendiri dan kirim satu salinan ke Internal Revenue Service dan otoritas pajak negara bagian atau kota, jika berlaku.