Cara Menulis Surat Pembatalan

Membatalkan kontrak pembelian atau layanan, berlangganan atau keanggotaan secara tertulis tidak hanya bijaksana, tetapi juga mungkin diperlukan. Misalnya, Anda harus mengirim surat pembatalan tertulis untuk kontrak yang tercakup dalam aturan pendinginan Komisi Perdagangan Federal. Baik wajib atau opsional, surat bisnis yang ditulis dengan baik menjelaskan maksud Anda dan melindungi hak-hak hukum Anda.

Tulis surat pembatalan menggunakan format surat bisnis.kredit: Karin Dreyer / Blend Images / Getty Images

Gunakan Format Surat Bisnis

Atur surat seperti yang Anda lakukan dengan korespondensi bisnis. Sertakan alamat Anda, tanggal, garis referensi, dan alamat penerima di atas salam. Hindari menggunakan salam generik seperti "Kepada Siapa Berkepentingan." Jika Anda tidak memiliki nama, hubungi perusahaan atau rujuk departemen dengan ucapan selamat seperti "Manajer Hubungan Pelanggan yang Terhormat." Catat dalam surat bahwa Anda termasuk dokumentasi pendukung dengan menambahkan garis enklosur tepat di bawah penutupan di mana Anda mencantumkan nama setiap dokumen yang Anda kirim dengan surat itu. Gunakan pemeriksa ejaan dan periksa ulang surat dengan hati-hati untuk memastikan itu akurat dan bebas kesalahan.

Tetap berpegang pada Fakta

Bersikap sopan tetapi tegas saat mengajukan permintaan pembatalan. Meskipun Anda dapat memberikan alasan, FTC mengatakan ini tidak pernah menjadi persyaratan untuk pembatalan. Jika Anda memberi alasan, jangan mengkritik atau menghina perusahaan. Sebaliknya, mengadopsi nada obyektif dan profesional dan berpegang pada fakta. Sertakan tindakan yang Anda harapkan akan dilakukan perusahaan setelah menerima surat itu, seperti menghentikan pembayaran otomatis bank bulanan atau kredit. Misalnya, buat permintaan seperti "Surat ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya membatalkan kontrak saya efektif 20 Januari 2015. Saya berharap Anda tidak akan membebankan biaya lebih lanjut ke kartu kredit saya."

Informasi yang Diperlukan dari Pasokan

Sertakan informasi apa pun seperti akun atau nomor file yang mungkin perlu diidentifikasi perusahaan Anda atau akun Anda. Lampirkan cek untuk pembayaran penuh jika Anda memiliki saldo terutang. Jika pembatalan sebagai gantinya akan menghasilkan pengembalian dana, nyatakan bahwa Anda mengharapkan pengembalian dana dalam waktu tertentu dan tentukan jumlahnya. Kalau tidak, sertakan pernyataan seperti "Saya mengharapkan pengembalian dana penuh dalam waktu 30 hari." Pastikan Anda juga meminta konfirmasi pembatalan tertulis melalui surat balasan.

Sertakan Dokumentasi Pendukung

Lindungi hak hukum Anda dengan dokumentasi pendukung yang memverifikasi pembelian dan hak Anda untuk membatalkan. Misalnya, sertakan salinan kontrak di mana Anda menyoroti hak Anda untuk membatalkan dan kwitansi atau salinan cek yang diuangkan. Sebagai perlindungan terakhir, FTC merekomendasikan pengiriman surat pembatalan melalui surat resmi dengan kuitansi pengembalian.