Daftar Isi:
Asosiasi pemilik rumah (HOA) adalah organisasi yang bertanggung jawab atas pemeliharaan umum dan pemeliharaan area umum di subdivisi perumahan. HOA dapat dijalankan oleh perusahaan manajemen atau pengembang real estat tetapi biasanya diserahkan kepada penghuni begitu pembangunan selesai. HOA diharuskan untuk menyimpan buku akuntansi yang secara akurat mencerminkan iuran yang dikumpulkan, jenis pengeluaran apa yang dikeluarkan, menunjukkan saldo cadangan untuk proyek-proyek khusus dan berbagai item lainnya. Sistem akuntansi dasar dapat diterapkan tanpa terlalu banyak kesulitan.
Langkah
Beli perangkat lunak akuntansi yang dirancang untuk HOA jika Anda belum memiliki perangkat lunak. Anda tidak harus menggunakan perangkat lunak HOA tertentu jika Anda sudah memiliki perangkat lunak akuntansi lainnya. Condo Manager dan TOPS adalah penyedia perangkat lunak yang berspesialisasi dalam kebutuhan akuntansi HOA, sedangkan Quickbooks adalah perangkat lunak keuangan umum yang dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan dasar akuntansi HOA. Selesaikan tutorial dan baca manual yang dikirimkan dengan perangkat lunak yang Anda beli untuk memahami cara mengatur HOA Anda dalam sistem.
Langkah
Pastikan Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang persyaratan akuntansi HOA. Asosiasi Asosiasi Pemilik Rumah California adalah sumber yang bagus untuk mempelajari lebih lanjut tentang persyaratan dasar HOA.
Langkah
Buat konvensi penamaan yang konsisten untuk nomor akun Anda sebelum Anda mulai memasukkannya. Misalnya, Anda dapat memutuskan bahwa semua akun aset akan dimulai dengan angka "1," akun kewajiban "2," akun pendapatan "3," akun pengeluaran "4" dan akun ekuitas "5."
Langkah
Buat akun yang akan Anda gunakan dalam sistem perangkat lunak. Akun aset dasar yang Anda perlukan adalah Uang Tunai, Pengecekan, Piutang Usaha, Beban Ditangguhkan dan Aset Tetap. Untuk akun pertanggungjawaban, Anda akan membutuhkan Hutang, Pendapatan, dan Pinjaman yang Ditangguhkan. Akun pendapatan akan mencakup Iuran dan Pendapatan Bunga. Akun untuk sebagian besar pengeluaran akan Utilitas, Asuransi, Pemeliharaan, Kustodian, Bunga, Biaya, Pajak dan Biaya Cadangan. Akhirnya, Saldo Laba dan Cadangan akan terdiri dari akun ekuitas. Setiap HOA memiliki kebutuhan khusus, tetapi daftar akun ini memberikan dasar yang kuat untuk mulai memasukkan transaksi dan dapat diselesaikan menggunakan HOA atau perangkat lunak akuntansi keuangan umum.
Langkah
Buat entri saldo pembuka di sistem perangkat lunak baru Anda. Entri ini dibuat sebelum membuat entri harian standar Anda bergerak maju. Entri ini tidak termasuk akun pendapatan atau pengeluaran. Misalnya, jika HOA memiliki $ 1.000 di bank dari iuran pemilik rumah sebelumnya, entri tersebut hanya akan menjadi debit untuk Memeriksa $ 1.000 dan kredit ke Retained Earnings sebesar $ 1.000. Pada titik ini Anda memiliki neraca pembukaan dan siap untuk bergerak maju mencatat aktivitas harian.
Langkah
Masukkan nomor anggaran Anda untuk setiap akun pendapatan dan pengeluaran. Metode penetapan angka anggaran akan tergantung pada perangkat lunak yang Anda gunakan. Penganggaran biasanya membutuhkan membuat buku besar terpisah dari yang Anda gunakan untuk mencatat aktivitas harian HOA Anda. Baca bagian masing-masing dari manual perangkat lunak Anda untuk memahami secara spesifik mengenai pembuatan anggaran di sistem perangkat lunak Anda.
Langkah
Pelajari cara menjalankan laporan dasar yang dikirimkan bersama perangkat lunak Anda. Laporan yang paling mendasar adalah Neraca, Laporan Penghasilan, Laporan Arus Kas, dan Anggaran vs. Aktual. Ini harus disampaikan dengan perangkat lunak keuangan apa pun yang Anda gunakan.