Cara Menulis Surat Penolakan untuk Membayar

Jika Anda menemukan diri Anda dalam perselisihan dengan perusahaan atau penyedia layanan dan merasa Anda tidak perlu membayar tagihan itu, penting untuk memberi tahu pihak lain mengapa. Menulis surat membuat segala sesuatu dalam catatan dan menghindari kebingungan bahwa panggilan telepon dapat dibuat jika masalah tersebut kemudian berakhir di pengadilan. Bersikaplah jelas, profesional, dan singkat dalam surat penolakan Anda untuk membayar, merinci apa masalahnya dan mengapa Anda mengambil tindakan ini.

Biarkan perusahaan yang menyinggung itu tahu mengapa Anda tidak berencana membayar tagihan Anda. Kredit: Monkey Business Images / Monkey Business / Getty Images

Langkah

Memformat dokumen Anda sebagai surat bisnis, ditujukan kepada pemilik perusahaan, manajer akun Anda, atau departemen khusus yang sedang bersengketa dengan Anda. Pastikan penerima memiliki kekuatan untuk melakukan sesuatu terhadap situasi tersebut - buang-buang waktu untuk mengirimkan ini kepada seseorang tanpa wewenang untuk membatalkan tagihan meskipun ia menginginkannya.

Langkah

Jelaskan transaksi yang dimaksud. Jelaskan secara spesifik tentang waktu dan tanggal, personel yang berinteraksi dengan Anda, dan sifat perjanjian. Misalnya, Anda mungkin mencatat bahwa "Pada sore hari 21 Mei, saya check-in ke hotel Anda di lokasi 300 Main Street. Toby, agen yang mengambil reservasi saya, meyakinkan saya bahwa ketika konstruksi sedang berlangsung di fasilitas, kamar saya cocok untuk ditempati."

Langkah

Nyatakan masalah spesifik yang ada di balik penolakan Anda untuk membayar produk atau layanan yang disepakati. Detail bagaimana yang Anda terima gagal sesuai harapan yang disepakati. Jika produk yang Anda pesan salah diwakili oleh wiraniaga dan tidak memiliki fungsi yang Anda butuhkan, misalnya, sertakan informasi itu. Jika sebuah hotel mengiklankan dirinya sebagai fasilitas bintang lima hanya untuk menampilkan atap yang bocor dan bukan seluncuran air, sebutkan itu dalam surat itu.

Langkah

Catat segala upaya yang telah Anda lakukan untuk mengatasi situasi ini. Sekali lagi, detail spesifik sangat membantu. Mengatakan "Saya menelepon selusin kali" bisa tampak seperti berlebihan, tetapi mengutip tanggal dan waktu panggilan membuat catatan yang lebih persuasif.

Langkah

Masukkan riwayat Anda dengan perusahaan yang dimaksud. Jangan menghabiskan tiga halaman merinci setiap transaksi, tetapi satu atau dua kalimat yang berhubungan dengan hubungan historis Anda dapat membantu. Jika Anda telah menjadi pelanggan selama bertahun-tahun, itu kredibilitas tambahan untuk permintaan Anda.

Langkah

Tutup dengan menegaskan kembali bahwa Anda tidak akan membayar jumlah yang dipermasalahkan, dan meminta konfirmasi bahwa barang telah dihapus dari akun Anda. Minta konfirmasi ini secara tertulis.