Apa yang Dicakup oleh Mileage Reimbursement?

Pengusaha yang meminta karyawan untuk menggunakan mobil mereka sendiri untuk pekerjaan membayar penggantian mileage. Alasannya sederhana. Pengusaha dapat lebih baik merekrut dan mempertahankan karyawan yang berkualitas dengan memberikan kompensasi kepada mereka untuk biaya mengemudi terkait pekerjaan. Penggantian Mileage mencakup biaya yang terkait dengan pengoperasian kendaraan bermotor seperti mobil, van, dan SUV.

Penggantian Mileage hanya mencakup biaya yang dilakukan untuk pekerjaan itu. Kredit: Brian Jackson / iStock / Getty Images

Tarif Standar IRS

Setiap tahun, Internal Revenue Service menetapkan tarif standar untuk penggunaan kendaraan bisnis. Misalnya, pada 2015 tarifnya adalah 57,5 ​​sen per mil. Tingkat penggantian digunakan untuk menghitung penghapusan pajak ketika perjalanan terkait pekerjaan tidak diganti. Tarif bisnis standar mencakup biaya pengoperasian kendaraan rata-rata, termasuk bensin, perawatan dan perbaikan, asuransi, dan penyusutan.

Penghapusan Mileage Non-Bisnis

Beberapa penggantian untuk mengemudi non-bisnis, tetapi masih memenuhi syarat untuk keringanan pajak. Perjalanan karena alasan pindah atau medis dapat dikurangkan atau diganti dengan biaya 23 sen per mil pada 2015. Tarif mengemudi saat melakukan kegiatan amal ditetapkan oleh undang-undang sebesar 14 sen per mil.

Mileage yang Diijinkan

Pahlawan SDM mengatakan tiga kriteria harus dipenuhi untuk penggantian mileage agar memenuhi syarat sebagai biaya bisnis. Pertama, penggantian hanya dapat dibayarkan untuk perjalanan yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Komuter antara rumah Anda dan tempat kerja normal bukanlah perjalanan yang berkualitas. Kedua, karyawan harus mendokumentasikan mengemudi terkait pekerjaan. Akhirnya, seorang karyawan harus mengembalikan jumlah penggantian kelebihan yang dibayarkan. Pengusaha tidak memasukkan penggantian mileage yang memenuhi syarat sebagai penghasilan, sehingga sepenuhnya bebas pajak bagi karyawan. Majikan dapat menuliskan jumlah itu sebagai pengeluaran bisnis.

Pembukuan untuk Penggantian

Karyawan biasanya menyimpan catatan jarak tempuh untuk mendokumentasikan mengemudi terkait pekerjaan mereka. Ini dimulai dengan hari pertama tahun mobil digunakan untuk bisnis dan berakhir dengan pembacaan odometer pada hari terakhir. Setiap entri harus menyebutkan tanggal, alasan bisnis untuk jarak tempuh dan ke mana Anda pergi. Pembacaan odometer awal dan akhir harus direkam. Pengusaha menggunakan informasi ini untuk menghitung penggantian jarak tempuh dengan mengalikan mil yang didorong oleh tarif standar IRS.

Opsi Biaya Aktual

Pengusaha umumnya tidak menggunakan biaya kendaraan aktual karena persyaratan pencatatan. Namun, karyawan dapat menggunakan biaya aktual jika mereka melebihi jumlah penggantian. Untuk menggunakan biaya aktual, seorang karyawan harus menyimpan catatan jarak tempuh dan catatan pembayaran asuransi, pembelian bensin, perbaikan dan semua biaya kendaraan lainnya. Begitu karyawan itu benar-benar menggunakan pengeluaran aktual, ia tidak dapat menggunakan tarif standar lagi jika depresiasi dipercepat diklaim. Hanya biaya yang sebanding dengan penggunaan kendaraan yang dapat diklaim. Misalnya, jika 25 persen dari jarak tempuh dalam setahun terkait dengan pekerjaan, 25 persen dari biaya kendaraan aktual dapat dihapuskan.