Cara Menulis Surat yang Tepat untuk Pemilik Anda

Menulis surat yang tepat untuk pemilik Anda tidak jauh berbeda dengan menulis jenis surat bisnis lainnya. Surat-surat Anda harus mengomunikasikan, dengan cara yang sopan dan sopan, kekhawatiran Anda dan resolusi yang Anda harapkan. Surat yang ditulis dengan baik dapat membantu menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin Anda miliki dengan pemilik Anda dan bahkan dapat meningkatkan hubungan Anda.

Komunikasi adalah aspek penting dari hubungan pemilik-penyewa yang baik. Kredit: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Persiapkan Diri Anda untuk Menulis

Menulis surat penting kepada seseorang membutuhkan persiapan terlebih dahulu. Ini terutama benar jika Anda memiliki hubungan antagonis dengan pemilik Anda, atau Anda mengeluh tentang masalah serius yang belum terselesaikan. Jangan pernah menulis ketika Anda marah. Tunggu sampai Anda tenang sebelum menulis. Jika Anda menulis tentang masalah yang tercakup dalam sewa Anda atau undang-undang penyewa pemilik negara, tinjau keduanya sebelum menulis. Surat Anda akan lebih persuasif jika Anda dapat mengutip undang-undang resmi atau klausul sewa untuk membenarkan permintaan Anda.

Identifikasi Diri Anda

Pastikan pemilik rumah Anda tahu dari siapa ia mendengar dengan memasukkan nama dan alamat Anda dalam surat Anda. Jika Anda berada di gedung atau kompleks yang memiliki nama, gunakan itu juga. Jika Anda ingin respons cepat dari pemiliknya, sertakan nomor telepon dan alamat email Anda dan beri tahu pemiliknya kapan waktu terbaik untuk menelepon Anda.

Nyatakan Bisnis Anda dengan Jelas

Jelaskan dengan jelas tujuan surat itu dan tindakan apa, jika ada, yang Anda inginkan untuk diambil pemiliknya. Jika Anda meminta perbaikan, sebutkan ini dalam surat Anda dan beri tahu pemilik Anda kapan waktu yang tepat untuk menjadwalkan kunjungan pemeliharaan. Jika Anda memberi tahu pemiliknya bahwa Anda tidak akan memperpanjang sewa Anda, jelaskan ini dalam beberapa kalimat pertama, kemudian beri tahu pemilik Anda tanggal pindah dan alamat baru Anda sehingga ia tahu ke mana harus mengirim deposit Anda.

Jadilah sopan, Bahkan jika Anda Mengeluh

Sangat mudah untuk merasa frustrasi dengan pemilik yang mengabaikan permintaan perbaikan berulang kali atau menolak berurusan dengan tetangga yang bising. Tetap saja, penting untuk bersikap sopan dan masuk akal. Pemilik rumah Anda mungkin menganggap kekasaran atau sarkasme sebagai alasan untuk mengabaikan surat Anda atau bahkan tidak memperpanjang sewa Anda. Ambil pendekatan "hanya fakta" saat menangani masalah Anda dan meminta resolusi.

Periksa ulang Surat Anda dan Verifikasikan Alamatnya

Kesalahan pengejaan dan tanda baca merusak kredibilitas surat Anda. Tinjau surat Anda dan bacalah dengan lantang untuk memastikan surat itu mengalir dengan baik. Mintalah seorang teman atau anggota keluarga untuk membaca surat itu. Dia dapat menemukan kesalahan yang Anda lewatkan dan memberi Anda umpan balik tentang kejelasan dan nada surat Anda.

Pertimbangkan Menggunakan Surat Bersertifikat

Surat tersertifikasi memberi Anda bukti pengiriman dan bukti pengiriman atau percobaan pengiriman. Memiliki bukti komunikasi Anda dapat membantu jika situasinya meningkat. Di beberapa tempat, Anda harus menggunakan surat bersertifikat saat mengirim jenis surat tertentu kepada pemiliknya. Misalnya, di Maryland, penyewa memiliki hak untuk hadir di inspeksi pemindahan pemiliknya jika ia memberi tahu pemiliknya tentang alamat barunya melalui surat bersertifikat 15 hari sebelum pindah.