Pengurangan Pajak Per Diem untuk Bekerja Di Luar Kota

Ketika seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis, dia mungkin mendapat beberapa biaya yang dapat dikurangkan. Untuk memudahkan akuntansi, Layanan Pendapatan Internal memungkinkan pengusaha membayar dan mengurangi tarif per diem; bos hanya perlu melacak tarif harian standar untuk makanan, penginapan, dan pengeluaran lainnya, alih-alih meminta karyawan untuk membawa tanda terima untuk biaya aktual. Jika majikan tidak mengganti uang karyawan, karyawan dapat memotong biaya aktual atau tarif standar harian.

Seorang freelancer sedang bekerja dari home.credit: Maximkostenko / iStock / Getty Images

Penggantian dan Penghasilan

Dalam pandangan IRS, seorang karyawan yang menerima tunjangan harian untuk perjalanan bisnis menerima penggantian dari majikan. Tunjangan per diem di atas dan di atas pengeluaran yang dilaporkan oleh karyawan adalah pendapatan dan dilaporkan pada formulir W-2 karyawan. Jika upah karyawan termasuk biaya perjalanan bisnis, tidak ada penggantian, tidak ada pengurangan oleh karyawan dan tidak ada penghasilan tambahan yang dilaporkan ke IRS.

Tarif Rendah Tinggi

Tunjangan per diem ditetapkan oleh IRS. Seorang karyawan yang ditanggung oleh tunjangan ini tidak perlu melacak pengeluaran individu, meskipun ia harus mendokumentasikan waktu, tempat, dan tujuan perjalanan. Pengusaha juga dapat menggunakan tarif "tinggi rendah" yang memperhitungkan biaya yang lebih tinggi di area tertentu, seperti Alaska atau Hawaii. Jika tarif tinggi-rendah digunakan untuk perjalanan satu karyawan, mereka harus digunakan lagi untuk semua perjalanan lain oleh karyawan tersebut selama tahun pajak. Beberapa tarif tinggi-rendah bersifat musiman, artinya hanya berlaku pada waktu "musim tinggi" selama tahun tersebut di lokasi tertentu: Sedona, Arizona, pada bulan Maret dan April, misalnya, atau Miami selama musim wisatawan yang sibuk dari Januari hingga Maret.

Pengurangan Karyawan

Untuk karyawan, IRS menetapkan tarif standar untuk biaya perjalanan bisnis tertentu. Untuk makan, tunjangan harian standar bervariasi sesuai dengan tujuan perjalanan. Tingkat jarak tempuh standar juga mencakup penggunaan kendaraan oleh bisnis, yang memungkinkan pekerja menghindari melacak gas, asuransi, parkir, tol, dan semua biaya tak terduga lainnya yang terkait dengan penggunaan mobil atau truk. Karyawan merinci dan mengklaim pengeluaran ini, baik standar maupun aktual, pada Formulir 2106. Totalnya muncul pada Jadwal A, yang mencantumkan semua pengurangan yang diperinci untuk pengembalian individual. Hanya jumlah yang melebihi 2 persen dari penghasilan kotor yang disesuaikan yang dapat dikurangkan.

Tingkat Tahun Anggaran

Untuk tahun fiskal 2015, mulai 1 Oktober 2014, tingkat upah per majikan mencapai $ 172 untuk penginapan dan makan; per diem untuk daerah berbiaya tinggi mencapai $ 259. Penggantian ini tidak dikenakan pemotongan pajak penghasilan atau pajak gaji, juga tidak dilaporkan pada W-2. Tarif per diem untuk penginapan tidak tersedia bagi individu yang bekerja sendiri, tetapi mereka dapat menggunakan satu tunjangan standar untuk makanan dan lainnya untuk biaya tak terduga pada hari mereka tidak menggunakan tunjangan makan. Mereka melaporkan ini dan semua pengeluaran aktual sebagai pengurang pada Jadwal C. Aturan yang sama berlaku untuk siapa pun dengan kepemilikan perusahaan yang signifikan, yang IRS definisikan sebagai 10 persen atau lebih.